Hjeltefjorden Båtlag

 

§ 1.   Vedtekter for Hjeltefjorden Båtlag

 

                Ethvert medlem i Hjeltefjorden Båtlag plikter å gjøre seg kjent med båtlagets vedtekter, reglement og vedtak. Det er medlemmenes ansvar å holde seg orientert om endringer i vedtekter og reglement truffet av årsmøte. Skriftlige vedtekter og reglement legges tilgjengelig på lagets nettsider og kan også mottas ved henvendelse til styret. Disse vedtektene er enda ikke revidert (dato settes inn ved første revisjon).

 

§ 1.1   Lagets navn & emblem

 

1.1.1     Lagets navn

Lagets navn er Hjeltefjorden Båtlag (HBL), stiftet 05.03.2019, og har sin havn på Rong i Øygarden Kommune.

1.1.2     Lagets emblem

(beskrivelse av emblem for flagg føres inn ved neste revisjon når eventuelt forslag er vedtatt).

               

§ 1.2.  Formål

 

1.2.1     Generell driftsform        

Hjeltefjorden Båtlag skal være en demokratisk, frivillig organisasjon med ikke fortjenestebaserte formål.

1.2.2     Formål

Lagets formål er å fremme det individuelle og samlede båtlivs interesser på vegne av medlemmene og allmennheten, derunder å:

  • Virke for etablering av, og drifte Hjeltefjorden Marina etter samarbeidsavtale med Øygarden Kommune.
  • Arbeide for utbredelse av fritidsbåtlivet som rekreasjon og kystkultur.
  • Arbeide for kunnskapen om sjøvett, sikkerhet, kystkultur og maritimt miljøvern.
  • Ivareta medlemmenes og allmenhetens interesser og rettigheter til bruk av skjærgården, sjøen og havet som rekreasjonsområde og annen fritidsbasert utnyttelse.
  • Samarbeide med så vel andre private organisasjoner som med offentlige myndigheter til fremme av båtlivets og båtfolkets interesser.

 

§1. 3.  Organisasjon

 

1.3.1     Organisasjonsform

                Hjeltefjorden Båtlag er en frittstående og politisk uavhengig organisasjon.

1.3.2     Registrering av organisasjonen

Hjeltefjorden Båtlag skal være registrert i Brønnøysundregisteret under organisasjonsformen «Forening/Lag/Innretning». Organisasjonsnummer: (føres inn).

 

§1.4.   Medlemmer

Lagets vedtekter fastsetter kriterier for medlemskap, medbestemmelsesrett og hvem som kan påta seg tillitsverv. Med unntak av revisor, er medlemskap i Laget en forutsetning for å bli gitt tillitsverv.

1.4.1     Kriterier for medlemskap

Kun enkeltpersoner eller ektepar/registrerte samboere som er myndige kan søke om å bli tilkjent medlemskap i laget. Medlemskap i båtlaget er personlig, men kan i samråd med styret overføres til ektefelle/registrert samboer eller barn som er myndig.

Alle medlemmer plikter å gjøre seg kjent med, samt overholde båtlagets vedtekter og bestemmelser. Alle medlemmer skal lojalt følge opp og rette seg etter gyldige vedtak truffet av lagets årsmøte, styre og komiteer. Det forutsettes at medlemmene bruker sine rettigheter til å påvirke beslutninger.

Styret er gitt fullmakt til å behandle og eventuelt innvilge eller avslå søknader fra personer som søker medlemskap, referert til § 1.4.6. Medlemskap i laget er gyldig fra første dag medlemskontingent er betalt. Ansiennitet i laget løper fra den dagen det foreligger gyldig medlemskap. Stemmerett på møter betinger at medlemmet har minst 3 mnd. Ansiennitet (gjelder ikke før 3 mnd. etter oppstart).

1.4.2     Kontingent

Medlemskontingentens størrelse fastsettes av årsmøtet. Kontingent fastsatt av årsmøte faktureres alle medlemmer med forfall 1 mnd. Kontingent følger regnskapsår, men er gyldig frem til ny innbetaling er distribuert (forfallsdato).

                Betalingsanmodning om forfalt kontingent belastes med et gebyr fastsatt av årsmøtet.

                Andre økonomiske medlemsforpliktelser betales til forfall fastsatt av styret.

1.4.3     Utmelding

Et medlem som ønsker å melde seg ut av båtlaget må gi skriftlig melding om dette til lagets styre. Før utmelding skal alle økonomiske forpliktelser være oppgjort. Forfalte krav fastsatt av styret mot medlem som ønsker utmelding skal anses som uomtvistet og kan inndrives med rettslig inkasso.

1.4.4     Tillitsvalgte

For sitt arbeid kan tillitsvalgte motta et rimelig honorar, bestemt av årsmøtet, samt refusjon av dokumenterte utgifter. Godtgjørelse til tillitsvalgte skal fremgå av lagets budsjett og regnskap.

1.4.5     Medlemmenes plikter og rettigheter

                Hvert medlem plikter å:

  • Overholde lagets gjeldende vedtekter og instrukser.
  • Betale medlems-, og øvrige avgifter til rett tid.
  • Gi skriftlig beskjed til styret ved telefon, epost og adresseendringer.
  • Verne om lagets interesser, og bidra aktivt til orden og renhold i båthavnen.
  • Delta på dugnader etter minst de timer som blir bestemt på årsmøtet.

Har rett til:

  • Å delta aktivt samt bli hørt på lagets årsmøte.
  • Å ta bruk av lagets utstyr og infrastruktur etter de gjeldende havnebestemmelser.
  • Å søke om båtplass. Ref.: § 3 Båtplass og utleiereglement for Hjeltefjorden Båtlag.
  • Føre lagets flagg på egen båt.

 

1.4.6     Eksklusjon

                Medlemmer som:

  • Unnlater å rette seg etter lagets vedtekter og regler,
  • Unnlater å betale kontingent, gebyrer og avgifter innen forfall,
  • Ved sin adferd er til skade for lagets formål eller medlemmenes interesser,
  • Misbruker tillitsverv til personlig vinning, volder skadeverk,
  • Bruker felleskapet til andre formål enn bestemt i lagets vedtekter,

Kan etter styrets vedtak ekskluderes fra laget. Ved eksklusjon mister en både medlemskap og retten til båtplass.

Saksbehandlingen skal være skriftlig. Vedkommende som er gitt forhåndsvarsel om eksklusjon gis adgang til å inngi forklaring og avholde møte med lagets styre. Eksklusjonen kan ankes inn for årsmøtet.

Et ekskludert medlem kan ikke bli medlem igjen før skyldig kontingent eller andre utestående forfalte krav er slettet.

 

§ 1.5   Årsmøte

                Årsmøte er lagets høyeste myndighet.

1.5.1     Ordinært årsmøte

                Ordinært årsmøte avholdes hvert år innen utgangen av februar måned.

 

1.5.2     Ekstraordinært årsmøte

Ekstraordinært årsmøte avholdes dersom styret eller når minst 30 % av medlemmene krever det. Ekstraordinært årsmøte innkalles på samme måte som for ordinært årsmøte.

 

1.5.3     Innkalling til årsmøte

Årsmøtet innkalles av styret med minst 4 ukers varsel direkte til medlemmene via epost og ved oppslag i båthavnen (les § 1.4.5 medlemmers plikter ved adresseendringer).

Medlemmer som ønsker det, kan fremme saker til behandling på årsmøtet gjennom styret. Saker til årsmøtet må være styret i hende senest 14 dager før årsmøtet. Styret plikter å legge frem saker som er fremmet innen fristen for årsmøtet.

Endelig saksliste, styrets årsmelding og revidert regnskap gjøres tilgjengelig for medlemmene så snart endelig saksliste foreligger, og senest 7 dager føre årsmøtet.

Alle båtlagets medlemmer har adgang til årsmøtet. Styret kan invitere andre personer/media til å være til stede.

Årsmøtet kan ikke behandle forslag om vedtekts- eller reglementsendring som ikke er oppført på sakslisten senest 7 dager føre årsmøtet.

Årsmøtet er vedtaksført med det antall medlemmer som fysisk møter frem til lovlig innkalt årsmøte. Ingen har mer enn en stemme, stemmerett krever oppmøte.

Alle som har betalt sin medlemskontingent og har oppfylt sine andre medlemsforpliktelser har forslags- og stemmerett på årsmøte. Ektefelle/samboer kan, uten selv å være medlem, avgi stemme etter at skriftlig fullmakt er fremlagt styret.

1.5.4     Stemmegivning

Med mindre annet er bestemt, skal et vedtak for å være gyldig være truffet med minst en stemme mer enn halvparten av de avgitte stemmer (alminnelig flertall). Blanke stemmer skal anses som ikke avgitt.

Ved valg av kandidater hvor det foreligger mer enn ett forslag, skal skriftlig valg gjennomføres. Kun foreslåtte kandidater kan føres opp på stemmeseddelen. Stemmesedler som er blanke telles ikke og stemmen anses ikke avgitt.

Valgbare til verv er fremmøtte medlemmer og andre medlemmer som på forhånd har erklært seg villig til å motta verv.

Styrets medlemmer velges enkeltvis. Ved valg mellom mer enn 2 kandidater, og når en kandidat ikke oppnår mer enn halvparten av de avgitte stemmer, foretas bundet omvalg mellom de to kandidater som har oppnådd flest stemmer. Er det ved omvalg stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning.

1.5.5     Dagsorden på årsmøtet
  1. Konstruering
    1. Åpning av årsmøtet
    2. Godkjenning av stemmeberettiget
    3. Godkjenning av innkalling
    4. Godkjenning av dagsorden og saksliste
    5. Valg av møteleder
    6. Valg av referent samt 2 personer til å underskrive møteprotokoll
  2. Behandle årsmelding
  3. Behandle revidert regnskap
  4. Gjennomgang/revidering av avtale med Kommunen
  5. Innkomne saker
  6. Fastsette
    1. Medlemskontingent
    2. Administrasjons og purregebyr
    3. Havneavgift
    4. Timeantall på dugnadstimer
    5. Timepris på utførte dugnadstimer
    6. Utleiepriser
    7. Dagleie for gjestebrygge inkl. strøm
    8. Minstepris forbruk strøm
    9. Strømpris pr. kWt
    10. Innskudd for båtplass
    11. Honorar til tillitsvalgte
  7. Behandle styrets forslag til budsjett og handlingsplan
  8. Valg av styre

Leder                                    2 år (årstall slutter på partall)

Nestleder                             2 år (årstall slutter på oddetall)

Sekretær                              2 år (årstall slutter på oddetall)

Kasserer                                2 år (årstall slutter på partall)

Havnesjef                             2 år (årstall slutter på partall)

Styremedlem                       2 år (årstall slutter på oddetall)

Varamedlem                        1 år

Revisor  1 stk.                      2 år (årstall slutter på oddetall)

Valgkomite 3 stk.                 1 år

                               Medlemmer av valgkomitéen kan ikke velges inn i styret.

                               3 av styrets 5 medlemmer skal være fra Rong postdistrikt.

                               Det kan i tillegg velges medlemmer til ulike komitéer nedsatt av styret eller årsmøtet.

 

§ 1.6.  Styret

 

1.6.1     Generelt om styret

Båtlaget ledes av styret som er lagets høyeste myndighet mellom årsmøtene.

Styret består av leder, nestleder, sekreter, kasserer, havnesjef, styremedlem og varamedlem.

Styret innkalles når leder eller et flertall av styrets medlemmer finner det nødvendig.

Varamedlem innkalles til alle styremøter og har stemmerett i styret når et styremedlem ikke møter.

1.6.2     Vedtaksføring

Styret er vedtaksført når et flertall av styrets medlemmer er til stede. Vedtak fattes ved flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet teller styreleders stemme dobbelt.

1.6.3     Styrets plikter

I konstituerende styremøte fordeles ansvars- og faglig/praktiske arbeidsområder til styre og varamedlem. Ved behov er styret gitt fullmakt til å nedsette nødvendige utvalg og komitéer.

Styret plikter å:

  • Lede båtlaget i henhold til vedtekter og vedtak truffet på årsmøtet. Styrets leder, eller den styret gir fullmakt, undertegner dokumenter på båtlagets vegne.
  • Administrere og føre nødvendig kontroll med lagets økonomi i henhold til de i hver tid gjeldende instrukser og bestemmelser.
  • Protokollføre vedtak og sende referat til styrets medlemmer og varamedlem.
  • Informere lagets medlemmer om vedtak truffet av styret. Dette gjøres via e-post og eller info på hjemmeside, samt oppslag i båthavn eller på annen måte.
  • Utarbeide årsmelding og avslutte regnskapet for regnskapsåret. Årsmelding og regnskap skal legges frem på årsmøtet for godkjenning.
  • Utarbeide budsjett med handlingsplan/aktivitetsliste for fremleggelse på årsmøtet.

Styret kan ikke:

  • Inngå forpliktelser som binder laget ut over styrets funksjonsperiode (1 år). Ved opptak av lån eller inngåelse av avtaler som binder båtlaget ut over styrets funksjonstid, skal saken legges frem på ordinært eller ekstraordinært årsmøte for godkjenning.

 

 

 

§ 1.7   Medlemsmøter

 

Medlemsmøter er et forum for kontakt, informasjon og drøftinger for båtlagets medlemmer. Det holdes medlemsmøte når styret finner det nødvendig, eller når 15% av båtlagets medlemmer krever det.

 

§ 1.8   Komitéer

 

1.8.1     Valgkomité

Valgkomitéen skal avgi innstillingen til årsmøte for valg på tillitsvalgte i henhold til disse vedtekter. Valgkomitéen skal på forespørsel til styret få overlevert oppdatert medlemsliste og retningslinjer for valgkomitéen.

1.8.2     Havnekomité

Styret gis gjennom fullmakt adgang til å oppnevne en havnekomité. Havnekomitéen rapporterer til styret.

 

§ 1.9   Reglement

                Endringer i reglement og bestemmelser gjøres av årsmøtet. Alminnelig flertall kreves.

1.9.1     Havnereglement

                Det skal utarbeides eget havnereglement.

1.9.2     Plass og utleie reglement

Det skal utarbeides et eget reglement for avtale om disponering og utleie av båtplasser, samt regime for tildeling/venteliste.

1.9.3     Samarbeidsavtale Øygarden Kommune

(Detaljer vedrørende samarbeidsavtale med Øygarden Kommune føres inn her når forhandlet og signert).

1.9.4     Regnskapsbestemmelser

                Det skal foreligge regnskapsbestemmelser og instruks for regnskapsfører.

1.9.5     Revisjonsbestemmelser

                Det skal foreligge revisjonsbestemmelser og instruks for revisor.

 

§1.10  Oppløsing

 

1.10.1  Gjennomføring av oppløsing

Oppløsing av laget kan bare behandles på ordinært årsmøte. Blir oppløsing vedtatt med et minimum av 2/3 flertall, innkalles det til ekstraordinært årsmøte innen 3 måneder. For at oppløsing skal skje, må vedtaket her gjentas med 2/3 flertall.

1.10.2  Fordeling av lagets eiendeler ved oppløsing

Det skal prioriteres å utbetale depositum for båtplasser, da med jevn fordelingsnøkkel. Eventuelle overskytende midler skal årsmøte la tilfalle formål beskrevet i vedtektene § 2.2. For utenom depositum for båtplasser skal ikke lagets midler tilfalle medlemmer, ei heller ikke privatpersoner.

 

§1.11  Vedtektsendring

                Endringer i disse vedtekter kan bare finne sted på ordinært eller ekstraordinært årsmøte etter vedtak fattet med 2/3 flertall (kvalifisert flertall). Forslag til endringer i vedtekter eller reglement som ikke er oppført på årsmøtets saksliste, kan ikke tas opp til behandling på årsmøtet.

 

§2 Havnereglement for Hjeltefjorden Båtlag

§ 2.1. Virkeområde

Havnereglementet for Hjeltefjorden Båtlag gjelder for alle medlemmer av båtlaget, brukere av gjesteplasser i havn samt andre brukere og gjester som beveger seg i havn eller i havnens tilhørende områder.

§ 2.2. Definisjoner

Styret:                               Organ valgt av årsmøte i Hjeltefjorden Båtlag for å ivareta lagets interesser.

Havnekomité:                   Organ opprettet av styret.

Tillitsmenn:                       Medlemmer valgt av årsmøte eller utpekt av styret for å ivareta båtlagets interesser.

Båtens eier:                       Person(erAlle båter skal være forskriftsmessig registrert og merket. Alle båter skal være ansvarsforsikret

.

§ 2.3  Ansvarsfraskrivelse

All ferdsel, opphold og aktivitet i havneområdet skjer på egen risiko. Båtlaget fraskriver seg ethvert ansvar for skade og tap, som oppstår eller påføres bruker av havnen samt dennes eiendeler ved fortøyning, lagring eller annen bruk av båthavnen.

§ 2.4  Skade

Bruker av havnen som volder skade på båtlagets anlegg eller andres båter, er erstatningspliktig for eventuelle tilhørende økonomiske tap.

 

               Pass på at strømkabler og vannslanger ikke hindrer ferdsel på brygga.

              Hjeltefjorden Båtlag er ikke ansvarlig ved tyveri/ hærverk.

               For mer info: hjeltefjorden.no

Ved grovt mislighold av Havnereglementet vil styret kunne få fjernet båt/bil for eiers regning. Manglende innbetaling eventuelt utestående fordringer regnes som grovt mislighold.

 

            § 2.5  Bruk av Hjeltefjorden Havn

  • Havneavgift - Hjeltefjorden Gjestehavn

    Båter under 40 fot kr. 150 pr. døgn

    Båter over 40 fot kr. 200 pr. døgn

    Prisen er inkl. strøm og vann.

    Prisene blir regulert og vedtatt på årsmøte.

     

  • Det skal være ro i havnen etter kl. 23.00
  • Det henstilles til alle å gjøre seg kjent med hvor i anlegget sikkerhetsutstyr er utplassert.
  • Ikke bruk mer strøm eller vann enn nødvendig!
  • Hunder skal være i bånd når de er på bryggeanlegget.
  • Hjelp oss med å holde det ryddig og pent i gjestehavnen, benytt de utplasserte avfallsbeholderne!
  • Det er strengt forbudt å tømme eller pumpe gråvann, septik, olje eller oljeholdig væske i sjøen og grunnen. Dette innbefatter også oljeholdig lensevann fra båt. 
  • Dersom båteier/bruker påfører havneanlegget skade som skyldes uaktsomhet/forsett, vil båteieren kunne bli holdt ansvarlig for skadene og kostnadene dette medfører.

    Generelt

                   Vis hensyn, unngå motorstøy og eksos. ) som kan dokumentere juridisk eierskap til bestemt(e) båt(er).

    Medlem:                            Person som har gyldig medlemskap i Hjeltefjorden Båtlag.

    Ansvarsforsikring:             Dekker erstatningsansvar etter norsk erstatningsrett.

    Bruker av havn:                 Enhver som befinner seg i havneområdet

     

    § 2.6  Oppsyn med Hjeltefjorden Havn

    Styret, Havnesjef og medlemmene som har vakt, skal ha overoppsyn med båthavna, kontrollere at havnereglene blir overholdt.

  • Medlemmer i styret og Havnesjef skal påse at alle båter i havna til enhver tid er fortøyd forsvarlig, og utstyrt med tilstrekkelig antall fendere og strekkholdere.
  • Styret skal påse at havne- og utleiereglementet overholdes, og at det er god orden ved anlegget.
  • Havnesjef og havnevakter kan pålegge bruker av gjestebrygge å flytte sin båt til annen anvist plass, for å utnytte plassene på en best mulig måte.

§ 2.7  Orden og ryddighet

Medlemmer er selv ansvarlig for rengjøring av bryggeandel og utriggere for båtplass som disponeres. Dette skal gjøres minst en gang i året. Dette arbeidet inngår ikke som del av havneavgifta. Småbåthavna, opplagsplassen og anlegget ellers må ikke tilsmusses. Utstyr som slepejoller, garn, teiner, etc. må ikke plasseres på brygger eller andre steder på området, med mindre det er avsatt plass til dette. Alle brukere plikter til enhver tid å holde området rent, ryddig og i orden.

 

Alle medlemmer har rett og plikt til å melde fra til havnevakt eller havnesjef dersom en ser personer som på en eller annen måte er til sjenanse for området, bygninger, flytebrygger, båt eller folk. Det kan da bli aktuelt med tilsnakk eller bortvising fra området.

 

Ved vinteropplag på land eller andre grunner for at plass ikke benyttes i lengre perioder, skal medlemmets fortøyninger demonteres og fjernes.

 

§ 2.8  Bruk av strøm

Ved bruk av strøm, må utstyr være godkjent for bruk i båt. Det er påbudt å ha skilletransformator eller galvanisk isolator som eliminerer problemene med 230V tæring - både galvanisk og elektrolytisk. Skjøteledninger skal ha gummikvalitet for utendørs bruk, samt IP67 kapslingsgrad.

§ 2.9  Forurensing

Tilkomstveier, parkanlegg, badeplass, havnebasseng, molo, kaianlegg og nærliggende områder. Tømming av septiktank og lensing av oljeholdig vann er ikke tillatt i havneområdet. Brukere skal sørge for at eksos fra egen båt/bil ikke er til ulempe for andre brukere av havna.

-Sløying av fisk og kasting av innmat må ikke foregå i havnebassenget.

 

Enhver bruker av Hjeltefjorden Havn skal ikke forsøple eller på noen annen måte forurense miljøet i og rundt Havnen. Herunder menes også Bobilparkering

 

§ 2.10         Motorisert ferdsel

Brukere skal vise hensyn og holde moderat fart i havneområdet/havnebassenget og på bilvei til/fra havn. Det minnes om at all form for motorisert ferdsel innenfor område avgrenset med gule bøyer (anviser badeplass) i havnebassenget er forbudt.

§ 2.11         Sikkerhet ved ekstremvær

Ved dårlig vær er det særlig viktig at hver og en bruker av havnen tenker sikkerhet først, ved all ferdsel og eventuelt arbeid i havneområdet. Det stilles krav til bruk av flytevest ved ferdsel på molo/bryggeanlegg under slike forhold.

§ 2.12         Avfallshåndtering

Hver båteier må fjerne sitt boss fra området.

Bosskonteiner som står ved pumpehuset på land skal benyttes til avfallshåndtering.

 

§ 2.13         Parkering

Det er ikke parkering tilknyttet havnen. Etter lasting og lossing av bilen, parker på kommunale plasser i nærområdet.

§ 2.14         Opplag på land

Det tilbys ikke båtopplag på land i Hjeltefjorden Havn.

§ 2.15         Fortøyning

Enhver er selv ansvarlig for at båt(er) som disponeres er forsvarlig fortøyd med tilstrekkelig fendring, strekkavlastning og at fortøyningene jevnlig ettersees, kontrolleres, justeres og eventuelt skiftes ved behov. Brukere er forpliktet til å etterkomme ethvert pålegg fra Havnesjef om endring, justering eller fornying av fortøyningsutstyr.

§ 2.15.1 Fortøyning ved utriggere 

Utriggerne representerer en betydelig økonomisk verdi for båtlaget.  De er produsert med høy kvalitet med tanke på lang levetid, men det forutsettes likevel at den enkelte båteier behandler utriggerne og utstyret for øvrig med nødvendig aktsomhet.

Det forlanges derfor at følgende punkter følges:

  • Fortøyningsmateriell av metall slik som kauser, sjakler, fjærer, kroker, wire eller kjetting skal ikke benyttes. Dette for å unngå skader på utriggernes rustbeskyttelse, samt for å redusere mengden av plagsom støy fra anlegget.
  • Bruk strekkavlastere av gummi i god kvalitet på alle tau samt tauverk av god kvalitet. Strekkavlastere og tau skal være tilpasset båtens størrelse. Regelen er bruddstyrke på tau lik 80% av vekt på båt, men med minimum 10mm tykkelse.
  • Tauene spleises eller knyttes til fortøynings-bøylene eller pullertene på utriggerne. Vi anbefaler å lage en løkke på tauet og tre det som en renneløkke gjennom fortøynings-bøylen. Bruk gjerne krympestrømpe på tau i løkke for lengre levetid og mindre slitasje på tau.
  • Båten fortøyes med 2 fortøyninger i baug og 2 fortøyninger akter, det skal i tillegg benyttes minst to spring for å forhindre bevegelser i lengderetning. Fortøyningene skal være stramme, men ikke slik at strekkavlastere er belastet.
  • Dersom wire eller kjetting benyttes for å låse båten til bryggeanlegget, skal disse være forsynt med gummi eller tilsvarende for ikke å skade utriggernes rustbeskyttelse. De tres gjennom utriggernes fortøynings-bøyle eller pullert og låses med hengelåsen til/mot båten, ikke til utriggeren eller flytebryggen.
  • For å hindre sammenstøt mellom båt og bryggekant/monteringsskinne anbefales å strekke et slakt tau mellom utriggerne, foran baugen. Husk gummidemper.
  • Båten skal ha passende fendere, minst to fendere på hver side.
  • Ved båtplasser som båteier vurderer som spesielt utsatt for vind må ekstra fortøyninger benyttes.

Den enkelte båteier vil holdes ansvarlig for eventuelle skader som påføres utriggere, monteringsskinne og brygge/flytebrygge. Alle båteiere plikter å rette seg etter pålegg gitt av styret eller havnesjef. Dersom det viser seg at enkelte båter ikke er egnet til å ligge ved tildelt plass, vil styret forsøke å tildele en annen hensiktsmessig plass i havnen.

Havnesjef foretar kontroll av fortøyningene og gir pålegg om endring av fortøyningen ved behov. Fortøyningsskisse:Eksempel på fortøyning

 

§ 3.    Båtplass og utleiereglement for Hjeltefjorden Båtlag

§ 3.1  Erstatningsplikt

Medlemmer/leietakere er erstatningspliktig for ethvert økonomisk tap som skyldes skade på person og ting, havneanlegg, brygger og tilhørende utstyr, dets fortøyninger samt enhver annen eiendel og interesse tilhørende Hjeltefjorden Båtlag forårsaket av medlemmers båt, aktivitet eller opphold i havna.                

§ 3.2  Økonomisk tap

Med unntak av økonomisk tap som oppstår i tilknytning til aktiviteter som i henhold til lagets reglement blir utført under oppsyn av båtlagets tillitsmenn, er ikke båtlaget erstatningspliktig for medlemmers økonomiske tap som skyldes enhver skade på materiell eller person, heller ikke tap oppstått under eller i forbindelse med utførelse av arbeider av noen art, eller skade som oppstår pga. svikt ved båtfestet eller underlag.

Laget erstatter ikke bortkomne eiendeler. Medlemmer kan ikke rette økonomisk erstatningskrav mot laget for skader på båt eller utstyr.

 

§ 3.3  Krav til forsikring

Enhver som innehar båtplass eller er leietaker av slik er forpliktet til å holde egen båt ansvarsforsikret. Ansvarforsikring som dekker erstatningsansvar etter norsk erstatningsrett.

Kravet om ansvarsforsikring gjelder for alle båter ligger i havnen. Båtlaget ved dets styre kan kreve bevis om foreliggende forsikringsavtale.

 

§ 3.4  Betingelser for båtplass

Tildeling av fast båtplass betinger gyldig medlemskap i båtlaget.

Båtplass gir fortøynings rett for 1 stk. båt.

Det er ikke tillat for medlem å låne/leie ut tildelt plass, dette kan utføres kun som fremleie av styret.

 

§ 3.5  Fremleie av båtplass

Dersom medlem som innehar båtplass ikke skal anvende sin plass over en periode som overstiger 3 mnd, kan plassen om ønskelig stilles disponibel til fremleie. Det meldes da fra til styret/havnesjef om ønsket periode for fremleie. Styret/havnesjef formidler og fakturerer så fremleie av båtplass til eventuelle interessenter etter gjeldende forskrifter/reglement. Styret holder oversikt over personer som ønsker å leie plass, de får tilbud etter fordelingsnøkkel lik § 3.7 Tildeling av båtplass. Ved løpende fremleie stilles det krav til 3 mnd. varsel før medlem kan kreve plass tilgjengelig igjen.

Ny leietager i fremleieperioden må betale medlemsavgift og overtar havneavgift i tillegg til dugnad. Ved fremleie av plass reduseres medlemmets månedlige havneavgift og dugnadstimer tilsvarende fremleieforholdets lengde. Medlemmet må fortsatt betale medlemskontingent. I den perioden styret ikke har interesserte leietakere må medlem selv dekke havneavgift og dugnadstimer.    

Dersom medlemmer i båtforeningen har leid bort plassen sin uten styrets tillatelse blir båten fjernet for medlemmets regning og risiko. Medlemmet kan også risikere eksklusjon fra båtforeningen.

 

§ 3.6  Midlertidig utlån

Medlemmer som ikke disponerer båt for kortere perioder, eller er på reise/ferie med båt, kan skriftlig stille plass til disposisjon (fra dato til dato) for styret til bruk som gjesteplass eller midlertidig utlån. Medlemmer blir i dette tilfelle ikke fritatt for havneavgift og dugnad.

§ 3.7  Tildeling av båtplass

Ved tildeling av båtplass skal ansiennitetsprinsippet for tegning av medlemskap og registrering for venteliste for båtplass legges til grunn.

Fordelingsnøkkel/prioritering:

  1. Medlemsansiennitet i Hjeltefjorden Båtlag ved bytte av plass.
  2. Søkere Øygarden kommune
  3. Personer med fritidsbolig i Øygarden kommune
  4. Søkere fra andre kommuner.

Grunnlag for prioritering:

Viktig for å sikre en aktiv medlemsmasse med nær tilhørighet til anlegget, samt sikre at laget har ressurser tilgjengelig i nærområdet for dugnadsarbeid som f.eks. vakthold, tilsyn, sikringsarbeid ved ekstremvær osv.

§ 3.8  Anvisning av plass

Medlemmer forpliktes til å akseptere anvist plass. Styret kan kreve at medlem flyttes til annen plass når styret finner at dette er hensiktsmessig for en best mulig utnyttelse av båthavna.

§ 3.9  Overdragelse av båtplass

Overdragelse av båtplass er ikke tillatt med mindre dette skjer innen nærmeste familie. Gjenlevende ektefelle/registrert samboer barn til medlem kan overta medlemskap og tildelt båtplass.

Barn/barnebarn kan overta medlemskap og tildelt båtplass etter foreldre/besteforeldre. Overdragelse av båtplass skal skje i samråd med styret.

§ 3.10         Oppsigelse

Båtplassene kan sies opp av begge parter med 4 ukers varsel.

Grunnlag for oppsigelse kan være: Manglende innbetaling av medlemsavgift og andre utestående fordringer, og medlemmer som ikke etterkommer lagets reglement.

Ved oppsigelse plikter båtlaget å betale tilbake depositumet som ble betalt for utrigger, snarest etter at nytt medlem har overtatt plassen, og nytt innskudd er innbetalt. Manglende innbetaling av medlemsavgift eller andre utestående fordringer, vil ved oppsigelse av båtplass, bli fratrukket medlemmets depositum.

§ 3.11         Økonomiske krav

Forfalte pengekrav som båtlaget har på et medlem skal anses som uomtvistet og kan inndrives ved inkasso.

§ 3.12         Havneavgift

Alle medlemmer med båtplass betaler havneavgift.

Havneavgift beregnes som månedlig betaling, når man overtar plass betaler man for inneværende måned og fremover.

§ 3.13         Plikt til å holde seg informert

Medlemmer som ikke er til stede på møter, har plikt til selv å sørge for informasjon om hva som er behandlet eller vedtatt. Videre så plikter de å holde seg orientert på hjemmesiden om møter, dugnader etc.

§ 3.14         Dugnadsplikt

Alle medlemmer som disponerer båtplass har dugnadsplikt etter de timer som blir bestemt av årsmøte.

Medlemmer med flere plasser må utføre dugnad deretter. Hvis en ikke deltar må medlemmet betale til enhver tid den sum som årsmøtet fastsetter. Dugnadsplikten gjelder ikke støttemedlemmer og vinterleietagere.

§ 3.15         Nytte av plass

Dersom medlem med tildelt båtplass ikke har benyttet plassen på 2 år, kan styret etter at vedkommende er varslet med minst 4 ukers varsel, innløse båtplassen. Ved plassoppsigelsen må det tas hensyn til om medlemmet har konkrete planer for bruk av plassen innen rimelig tid. Det må også foreligge et plassbehov før plassoppsigelse iverksettes.

§ 3.16         Unnlatt betaling av havneavgift

Medlem som er tildelt båtplass og ikke har betalt havneavgift innen angitt betalingsfrist, og ikke er innvilget utsettelse med betalingen, kan miste retten til tildelt plass. Styret skal i så fall meddele medlemmet at slik rett er mistet.

§ 3.17         Kontaktinformasjon

Medlemmer er selv ansvarlig for at adresseendringer og telefonnummer sendes skriftlig til båtlaget for vedlikehold av medlemsdatabasen. Forhold som oppstår på grunn av medlemmets unnlatelse av å melde fra om slike endringer er medlemmets ansvar.

§ 4.    Regnskapsbestemmelser for Hjeltefjorden Båtlag

§ 4.1  Styrets ansvar

Styret skal sørge for ordentlig og tilstrekkelig regnskapsførsel og for at det etter hvert regnskapsår blir framlagt revidert regnskap med årsoppgjør for årsmøtet.                         

§ 4.2  Regnskapsåret

Regnskapsåret følger kalenderåret.

§ 4.3  Krav til regnskapsfører

Styret må forvisse seg om at den som overlates regnskapsføringen har nødvendige kvalifikasjoner for å kunne utføre regnskapsføringen på en tilfredsstillende måte.  Vedkommende må være kjent med «Instruks for regnskapsfører for Hjeltefjorden Båtlag». § 5

§ 4.4  Kontoplan

Regnskapsførselen skal utføres i henhold til gjeldende spesifikasjonskrav og kontoplan.

§ 4.5  Føring av bøker

Regnskapsføringen kan foretas ved hjelp av program for elektronisk databehandling.

Det skal føres følgende bøker:

1) Hovedbok for alle bilag

2) Reskontro (sammendrag)ved årsoppgjør

3) Resultat og balanse ved årsoppgjør

4) hovedbok (sammendrag) med årsoppgjør

§ 4.6  Oppbevaring av regnskapsbøker

Alle dokumenter, bilag og regnskap skal oppbevares elektronisk i 10 år.

§ 4.7  Medlemsoversikt/utstyr

I tillegg til regnskapsbøker skal det føres:

  • Medlemsoversikt
  • Fortegnelse over utstyr og materiell

§ 4.8  Forvaltning av midler

Båtlagets midler skal brukes og forvaltes i henhold til, og i samsvar med vedtak truffet av årsmøtet.

§ 4.9  Opptak av lån eller andre økonomiske forpliktelser

Opptak av lån skal være vedtatt av årsmøtet eller av ekstraordinært årsmøte. Forfallstiden skal være angitt i årsregnskapet eller i note til dette.

§ 4.10         Årsoppgjør

Årsoppgjøret skal bestå av:

  • Resultatkonto (Taps- og vinningskonto)
  • Balanse ved regnskapsårets slutt.

Årsoppgjøret skal underskrives av styret og regnskapsfører. Foreligger det innvendinger til årsoppgjøret, skal vedkommende undertegne med forbehold, og gi nærmere redegjørelse i årsberetningen.

§ 4.11         Revidert regnskap skal fremlegges årsmøtet

Årsoppgjøret skal settes opp slik at det stemmer med god regnskapsførsel og god forretningsskikk.

Alle kjente gjeldsposter på oppgjørstidspunktet må synliggjøres.

§ 4.12         Redegjørelse, på årsmøtet, for økonomiske forhold etter regnskapets avslutning

Styret redegjør for forhold av økonomisk betydning som har inntrådt etter regnskapsavslutningen, men før årsmøtets avholdelse.

§ 4.12         Fastsettelse av årsregnskap på årsmøtet – benyttelse av overskudd – dekning av underskudd

Årsmøtet foretar den endelige fastsettelse av årsregnskapet. Årsmøtet avgjør hvorledes overskudd skal anvendes eller hvorledes underskudd skal dekkes.

Årsmøtet avgjør om styret skal få ansvarsfrihet for regnskapet.

 

§ 4.12         Instruks for regnskapsfører

Det skal foreligge egen instruks for regnskapsfører.

§ 5.    Regnskapsførerinstruks for Hjeltefjorden Båtlag

 

§ 5.1  Regnskapsførers ansvar

Regnskapsfører skal gjøre seg kjent med båtlagets regnskapsbestemmelser.   

§ 5.2  Sporbarhet

Alle utgifter og inntekter skal legitimeres ved daterte originalbilag som scannes og legges inn som vedlegg i bilagsregisteret  i Styreweb.

§ 5.3  Restkonto

Det skal føres liste over debitorer og kreditorer.

§ 5.3  Avstemming av bankkonti

Hver mnd. skal regnskapsfører foreta nøyaktig avstemming av bankkonti i styreweb.

§ 6.    Revisjonsbestemmelser for Hjeltefjorden Båtlag

§ 6.1  Revisjonsplikt

Revisjonen skal utføres av den på årsmøtet valgte revisorer                

§ 6.2  Bestemmelser for revisor

  • Revisor skal kritisk følge båtlagets regnskapsførsel.
  • Han/hun skal påse at driften foregår i overensstemmelse med gjeldende vedtekter og bestemmelser.
  • Revisor skal sørge for å bli forelagt alle opplysninger og det materiell som er nødvendig for gjennomgang og revisjon av regnskapet.
  • Revisor skal gjennomgå årsmøtets og styrets protokoll, og påse at beslutninger som er fattet, har kommet til uttrykk på en korrekt måte i regnskapene.
  • Revisjon av regnskapet skal foretas en gang pr. regnskapsår.
  • Revisor skal påse at det foreligger behørig attesterte bilag for alle posteringer.
  • Revisor skal kontrollere innkommet medlemskontingent i henhold til medlemslister.
  • Revisor skal gi årsregnskapet påtegning om at det er revidert. Mener revisor at regnskapet ikke bør godkjennes, skal det fremgå av hans påtegning på regnskapet.

§ 7.    Retningslinjer for valgkomite for Hjeltefjorden Båtlag

§ 7.1  Valgkomitéens oppgaver

Valgkomiteen har stor innflytelse på sammensetningen av lagets styre og har dermed muligheter til å påvirke lagets veivalg gjennom kandidatene som blir foreslått og valgt.

Valgkomiteen har viktige oppgaver og hvor hovedmålsetningen er å finne fram til de best kompetente personer som positivt kan bidra til å drive og utvikle lagets virksomhet, samt møte og ivareta utfordringene denne står overfor. Det har stor betydning at arbeidet i komiteen blir utført på best mulig måte. Arbeidet i valgkomiteen krever evne til å tenke langsiktig og det handler om å vurdere sittende tillitsvalgte, finne fram til og vurdere eventuelle nye kandidater for deretter å foreta en begrunnet utpeking av kandidater som man deretter legger fram som valgkomiteens innstilling overfor Årsmøtet.      

§ 7.2  Valgkomitéens plass i organisasjonen

Valgkomiteen velges på Årsmøtet, i henhold til vedtektene § 1.5.5 pkt.7.

Valgkomiteen er en selvstendig hjelpekomite for Årsmøtet. Vedtektene beskriver antall medlemmer i valgkomiteen.

Valgkomiteen innstiller og legger fram forslag på kandidater i henhold til de tillitsverv som skal velges.

 

§ 7.3  Samarbeid og arbeidsdeling

Det er viktig at valgkomiteen har en felles forståelse for at hele komiteen skal komme fram til et samlet forslag som alle i komiteen står bak, med mindre det er uenighet i komiteen og delt innstilling fremlegges. Valgkomiteen konstituerer seg selv på komiteens første møte. Det bør legges vekt på å få til en fornuftig arbeidsdeling som gjør at alle i komiteen aktiveres og tar medansvar.

§ 7.4  Valgkomitéens arbeid

Det skal gjøres kjent hvem som er valgkomiteens leder og medlemmer av denne.

Komiteen skal utarbeide en oversikt over styre og tillitsverv som Årsmøtet skal velge.

Lagets medlemmer har rett til å sende inn begrunnet forslag til valgkomiteen om hvem som ønskes valgt inn i styre og tillitsverv. Valgkomiteen skal i rimelig tid før årsmøtet opplyse om fristen for innsending av forslag på kandidater.

Valgkomiteen skal henvende seg til personer som står på valg og om disse ønsker gjenvalg. Dersom valgkomiteen ikke ønsker å gi fornyet tillit bør vedkommende underrettes om dette. Valgkomiteen bør kontakte vedkommende som ønskes innstilt som styreleder og informere om andre foreslåtte kandidater til styre. Dersom det foreligger arbeidsfordeling/instruks for fordeling av styrets arbeid, bør denne legges til grunn ved innstilling av kandidater. Valgkomiteen er ikke forpliktet til å foreslå kandidater ut fra andre medlemmers eller det sittende styrets ønsker men står fritt til å utarbeide eget forslag.

Valgkomiteen vurderer aktuelle kandidater og setter opp en innstilling overfor Årsmøtet.

Før Årsmøtet avholdes skal innstilte kandidater kontaktes og ha bekreftet at valgkomiteens innstilling aksepteres.

 

§ 7.5  Valgkomitéens konklusjon og innstilling

Som hovedregel bør valgkomiteen arbeide mot å legge frem en innstilling overfor årsmøte. Dersom arbeidet viser at dette ikke er mulig legges fram to forslag, flertallets forslag og mindretallets forslag. Valgkomiteens innstilling skal foreligge innen den vedtektsfestede frist og tilgjengelig 1 uke før årsmøtet og vedlegges sakspapirene til årsmøtet.